Documenten aanleveren

Handleiding

In deze handleiding leggen we uit hoe gunningsbesluiten en proposal documenten (zoals plannen van aanpak en EMVI documenten) kunnen worden geüpload in Altura.

Uploaden van gunningsbesluiten

Let op! Upload de gunningsbesluiten in pdf formaat.

Stap 1: Zoek de aanbesteding op in Altura.

Stap 2: Maak een project aan door op "Toevoegen aan mijn projecten" te klikken.

Stap 3: Upload onder aan de projectpagina het gunningsbesluit.

Stap 4: Wanneer je het gunningsbesluit hebt geüpload is het belangrijk het project te verplaatsen naar de swimlane waarin projecten staan die een gunningsbeslissing hebben ontvangen, zodat ze geëvalueerd kunnen worden. Deze swimlane heet bij de meeste organisaties “Resultaten evalueren” of “Evalueren”.

Je verplaatst een project naar de juiste swimlane door bovenaan de projectpagina de fase aan te passen, of door het project op het projectboard naar de juiste te slepen.

❗De informatie die wij nodig hebben voor het maken van een evaluatierapport is:

• Scoretabel met de behaalde punten of fictieve kortingen van jouw organisatie en, indien beschikbaar, ook die van je concurrenten
• Gunningscriteria
• Maximale aantal te behalen punten of fictieve kortingen per gunningscriterium

Indien beschikbaar:

• Feedback per criterium
• Inschrijfsom

Hoe meer informatie aangeleverd wordt, hoe vollediger wij het evaluatierapport kunnen maken.

Verder is het zo dat de meeste inschrijvingen op aanbestedingen worden beoordeeld op verschillende subcriteria, bijvoorbeeld: plan van aanpak, duurzaamheid. Nu is het zo dat verschillende aanbestedende diensten hier andere termen voor gebruiken.

Wat wij doen tijdens het evalueren is deze subcriteria koppelen aan categorieën/thema's om ervoor te zorgen dat het in de analyse module overzichtelijk blijft en dat er niet allemaal verschillende criteria staan die op hetzelfde neerkomen.

Hiervoor is het belangrijk dat wij weten welke thema’s belangrijk zijn voor jouw organisatie. Als je kijkt naar de gunningscriteria waar de organisatie op wordt beoordeeld, onder welke thema's kan je die hangen (max 8 tot 10). Geef dit door aan jouw customer success manager. 

Wil je in de toekomst de evaluatie data kunnen uitsplitsen per business unit, productgroep, regio (of iets anders)? Dat kan! Hiervoor is het belangrijk dat we de gunningsbesluiten opslaan met relevante tags. Informeer je Customer Success Manager over de tags die je wilt toevoegen zodat we in de toekomst de data kunnen uitsplitsen voor je.

Uploaden van proposal documenten

Let op! Upload de proposal documenten in pdf formaat.

Stap 1: Zoek de aanbesteding op in Altura.

Stap 2: Maak een project aan door op "Toevoegen aan mijn projecten" te klikken.

Stap 3: Upload onder aan de projectpagina je proposal documenten en markeer deze als proposal door op de drie puntjes te klikken en te kiezen voor ‘markeer als proposal’.

Wanneer alle documenten zijn geüpload in Altura, laat dit weten aan jouw Customer Success Manager en dan gaan wij voor je aan de slag!