Hoe maak je een zoekprofiel in Altura?

Handleiding

Op het Altura platform vind je alle aanbestedingen die gepubliceerd zijn op verschillende grote publicatiebronnen zoals TenderNed en Negometrix3. Het is belangrijk om een goed zoekprofiel in te stellen zodat je daarin alleen de aanbestedingen ziet die voor jouw organisatie relevant zijn. 

Stap 1: Stel de filters in om het gewenste zoekprofiel te creëeren. 

• Status: Met deze filter kun je aangeven wat de status van de aanbesteding moet zijn. Je kan selecteren op "Actieve aanbestedingen", "Gesloten aanbestedingen" en "Verwachte aanbestedingen". Gesloten aanbestedingen zijn handig om naar te kijken om historische data te verzamelen zoals aan welke partij de aanbesteding gegund is. Voor het instellen van een goed zoekprofiel raden wij aan om alleen de "actieve" en "verwachte" aanbestedingen te selecteren. 
• CPV: Met deze filter kun je aanbestedingen zoeken die binnen bepaalde CPV codes vallen. Je kan meerdere CPV codes selecteren. 
• Locatie: Met deze filter kan je aangeven uit welke regio de aanbesteding moet komen. Dit kan relevant zijn als jouw organisatie alleen opereert binnen een bepaalde regio.
• Document scanner: Door deze filter te gebruiken kan je zien hoevaak bepaalde zoekwoorden voorkomen in de onderliggende documenten die horen bij de aanbesteding (bijvoorbeeld: aanbestedingsleidraad). Dit is bijvoorbeeld handig als je wilt inschrijven op een aanbesteding en niet ISO gecertificeerd bent. Je kan dan in de document scanner die ISO toevoegen. Vervolgens kan je bij de aanbestedingen zien hoevaak de term voorkomt in de onderliggende documenten. Komt het niet voor, dan is er geen ISO certificering nodig en kan jouw organisatie zich inschrijven op deze aanbesteding. In dit geval wil je van alle aanbestedingen zien hoevaak de term ISO voorkomt, in dit geval klik je niet op filter. Mocht je alleen aanbestedingen willen vinden die wel een specifieke term bevatten kan je de filter aanzetten en verschijnen alleen de aanbestedingen waarbij de ingevoerde term voorkomt in de onderliggende aanbestedingsdocumenten. 
  
• Waarde: Hier kan je de range van waarde invullen. 
  
  Let op! Soms hebben tenders een onbekende waarde. Wanneer je een filter op waarde hebt ingesteld verschijnt deze tender niet.

Onder "meer filters" kan je nog enkele extra filters invullen die relevant zijn om je zoekprofiel aan te scherpen.

• Zoekwoorden: Deze filter zoekt de woorden die je hier invult en zoekt aanbestedingen waarbij deze woorden voorkomen in de titel en beschrijving van de aanbesteding. Deze filter wordt vaak gebruikt om de geselecteerde CPV codes aan te scherpen. Bijvoorbeeld een organisatie die werkt in de schoonmaakbranche kan de CPV code "Schoonmaak- en afvalverwijderingsdiensten" selecteren. Echter zijn ze op zoek is naar aanbestedingen die gaan over het schoonmaken van ns stations. Ze kunnen dan bijvoorbeeld het woord riool intypen bij zoekwoorden en uitsluiten. Hierdoor zien ze de aanbestedingen voor het schoonmaken van rioleringen niet meer.
  
  

Het is belangrijk om na het instellen van de filters te klikken op het tandwieltje (rechts op de pagina) om de geavanceerde filteropties in te stellen. Het kan voorkomen dat sommige waardes bijvoorbeeld CPV codes of locaties (NUTS) die horen bij een aanbesteding onbekend zijn. Als je hier een filter op hebt gezet verschijnen de aanbestedingen met een onbekende waarde niet in je zoekprofiel. Daarom moet je in geavanceerde filters voor die filternamen onbekende waardes aanvinken. Hierdoor worden de relevante aanbestedingen met onbekende waardes ook meegenomen in je zoekprofiel.

 

Let op! Less is more, wij raden aan om het zoekprofiel zo breed als mogelijk te houden zodat er geen relevante aanbestedingen worden gemist. De meeste van onze klanten gebruiken dan ook alleen bovenstaande filters om hun zoekprofiel te specificeren en laten de andere filters open staan. Want door teveel filters te gebruiken loop je het risico dat er aanbestedingen gemist worden.

Stap 2: Wanneer alle filters correct zijn ingesteld klik je op "Bewaren als zoekprofiel". Geef het zoekprofiel een naam en klik vervolgens op "Zoekprofiel opslaan". Jouw zoekprofiel is nu aangemaakt en wordt bewaard in jouw account. 

Stap 3: Om meldingen van Altura te ontvangen over je zoekprofiel moet je de notificaties aanzetten in de instellingen. Klik hiervoor op jouw profiel rechts boven op de pagina en vervolgens op instellingen. Ga naar "Notificatie instellingen" en selecteer jouw zoekprofiel en vink aan "Ja, ik ontvang dagelijks updates". Klik vervolgens op "Wijzigingen opslaan".

De zoekprofielen zijn user gebonden. Het is daarom belangrijk dat iedere gebruiker binnen jouw organisatie die het zoekprofiel moet gebruik met hun eigen account hetzelfde zoekprofiel instellen. Dit kan snel en gemakkelijk door naar het zoekprofiel te gaan en vervolgens te klikken op de drie puntjes. Je kan dan een kopie maken van het zoekprofiel en dit te delen met collega's. Wanneer zij de link openen kunnen ze in hun eigen account het zoekprofiel bewaren en notificaties aanzetten zoals beschreven staat in stap 2 en 3.

Let op! Als je twijfelt of je het zoekprofiel juist hebt ingesteld, neem contact op met jouw customer succes manager.