Werken met de Evaluator

🎥 Bekijk de video hierboven voor een stap-voor-stap uitleg van het werken met de Evaluator, van het toevoegen van het gunningsbesluit tot het instellen van gunningscriteria zoals puntentelling en fictieve korting.

📄 Liever alles rustig nalezen? Hieronder vind je het volledige stappenplan in tekstvorm.

1. De Evaluator openen

1. Ga naar het project wat je wilt evalueren.
2. Klik op het tabblad Tools en ga naar Evaluatieresultaten.
3. Klik op Evaluatie starten om de evaluatiemodule te openen.

---

2. Documenten en teamleden toevoegen

Gunningsbeslissing uploaden

• Sleep het document naar het vak Gunningsbeslissing of klik om een bestand te kiezen.

• Let op: Er kan maar één bestand geüpload worden, dus zorg ervoor dat dit bestand álle benodigde informatie bevat (scores én feedback).

Teamleden toevoegen (optioneel)

• Klik op Teamleden toevoegen om collega's toe te voegen die bij de evaluatie betrokken zijn.

---

3. Intermediair en deelnemende organisaties selecteren

Intermediair toevoegen (optioneel)

• Selecteer het land en zoek een bedrijf op naam om als intermediair toe te voegen.

Deelnemende organisaties toevoegen

• Voeg het aantal plaatsen toe die je wilt meenemen in de evaluatie, inclusief de gegunde partij, door te klikken op Nieuwe plaats toevoegen. 

• Klik op Organisatie toevoegen en zoek de naam van het bedrijf dat je wilt toevoegen op die plaats, je eigen organisatie wordt als eerste getoond bij het zoeken. Als het bedrijf onbekend is, kun je de schakelaar "Bedrijf onbekend" gebruiken.

• Klik op de knop ‘Gegunde partij(en)’ bij de organisatie(s) aan wie de aanbesteding is gegund. De knop kleurt blauw om aan te geven dat de partij gemarkeerd is. Er moet minstens één gegunde partij zijn toegevoegd, anders kun je geen rapport genereren.

---

4. Gunningscriteria instellen

1. Kies de beoordelingsmethodiek:

   • Puntentelling  – Punten toekennen per criterium

1. • Fictieve Korting – Kortingen toepassen op basis van scores

2. Kies of je weging in procenten gebruikt (alleen bij Puntentelling!):

   • Ja: Je kunt criteria een weging in percentage geven.
   • Nee: Elk criterium heeft een vaste score zonder weging.

Gunningscriteria toevoegen

• Klik op de knop Nieuwe criteria toevoegen
• Geef een naam op voor het criterium (bijvoorbeeld “Prijs” of “Kwaliteit”).
• Kies het criteriatype:
  • Price (Prijs)
  • Quality (Kwaliteit)
• In het geval van Quality, selecteer een overeenkomstig gunningscriterium uit de lijst. Deze kunnen aangepast worden door de beheerders in de instellingen onder Beoordelingscriteria.

• Vul de maximale score of fictieve korting in.

• Let op: De maximale score of fictieve korting mag nooit lager zijn dan de behaalde scores. Negatieve scores zijn niet toegestaan.

Scores toekennen

• Vul per partij de score of korting in op basis van de biedingen

• Voeg optioneel de feedback toe die is gegeven in het gunningsbesluit.

• Klik op Opslaan

---

5. Extra opties instellen

Inschrijfprijs per inschrijver (optioneel)

• Hier kun je de prijs per partij vastleggen, zodat duidelijk is wat de precieze inschrijfprijs was.

Tags toevoegen (optioneel)

• Voeg labels toe om evaluaties makkelijk te categoriseren of filteren.

---

6. Evaluatie opslaan en rapport genereren

1. Klik op Opslaan om je evaluatie tussentijds op te slaan, doe dit vaak, zodat je geen data verliest.

2. Klik op Rapport genereren als je helemaal klaar bent.

Belangrijk: Rapport genereren lukt alleen als:

• Alle partijen zijn toegevoegd

• Alle criteria zijn ingevuld (met geldige, niet-negatieve scores)

• De gunningsbeslissing is geüpload

• Minstens één partij is gemarkeerd als gegund

Check altijd de aanbestedingsleidraad voor de juiste maximale scores, en vergelijk deze met het gunningsbesluit.

Veelvoorkomende fouten & oplossingen

Probleem	Mogelijke oorzaak	Oplossing
Kan geen rapport genereren	Geen criteria ingevuld / geen gegunde partij / scores niet volledig / geen gunningsbesluit geüpload.	Controleer of alle velden zijn ingevuld en minstens één partij is gemarkeerd als gegund
Intermediair niet vindbaar	Fout land geselecteerd	Check landfilter en spelling
Scores worden niet geaccepteerd	Negatieve of fout geformatteerde getallen	Gebruik alleen positieve getallen, en gebruik een komma als decimaalteken
Ik krijg de melding "Geen gunningscriteria gevonden"	Er zijn nog geen beoordelingscriteria toegevoegd in de instellingen	Voeg beoordelingscriteria toe door in Altura linksonderin naar Instellingen te navigeren en dan Beoordelingscriteria. Voeg daar beoordelingscriteria toe, of vraag een beheerder dit te doen.