Proposal Writer

In dit artikel leiden we je stap voor stap door het proces, zodat je precies weet wat je kunt verwachten en hoe je de Proposal Writer optimaal kunt benutten.

De Proposal Writer van Altura is een krachtige AI-tool die je helpt om sneller en efficiënter voorstellen te schrijven. Met deze tool kun je per onderdeel van je voorstel documenten genereren, aanpassen en uitwerken, afgestemd op de specifieke criteria van een aanbesteding. Zo bespaar je tijd en verhoog je de kwaliteit van je voorstellen.

We beginnen met het aanmaken van een nieuw document en doorlopen vervolgens de volgende stappen:

Sectie Genereren: Creëer een eerste opzet van je voorstel op basis van de aanbestedingscriteria en relevante beoordelingsmethoden. Deze pas je vervolgens aan met jouw eigen inzichten en expertise.
Uitbreiden met inzichten uit eerdere voorstellen: Gebruik snippets uit eerdere voorstellen om specifieke strategieën of onderdelen uit te breiden.
Tekst genereren, uitbreiden, verbeteren: Gebruik onze 'Rewrite'-functie om specifieke tekst te genereren, te verbeteren of om je tekst vloeiend en overtuigend te maken.

Door deze stappen te volgen, kun je efficiënt een uitgebreid en op maat gemaakt voorstel creëren dat voldoet aan alle aanbestedingscriteria en de unieke aanpak van jouw organisatie benadrukt, waarbij je met onze Proposal Writer veel tijd kunt besparen.

Aan de slag met de Proposal Writer

1. Ga naar een project in je Altura omgeving.
2. Onder Proposal writer, klik op + Nieuw document.

3. Je wordt nu doorgestuurd naar de documentpagina waar je kunt beginnen met het opzetten van je voorstel.
4. Begin door op Nieuw document te klikken en je document een relevante nieuwe naam te geven.

Gebruik het contextvenster voor optimale resultaten

Het contextvenster helpt je om je voorstel te verrijken met relevante informatie. Deze kun je openen door op "Context" te klikken, rechtsboven in het document of als er nog niets in je document staat door op "Voeg context toe" te klikken. Je kunt hier details toevoegen die de kwaliteit en relevantie van de gegenereerde tekst verbeteren:

Tone of voice: Specificeer de gewenste tone of voice voor je voorstel, zoals formeel of klantgericht.
Huidige aanbesteding: Voeg details toe over de bieding waarop je reageert, bijvoorbeeld specificaties of deadlines.
Criteria: Integreer relevante eisen of beoordelingscriteria vanuit de aanbesteding.
Vorige voorstellen: Voeg relevante fragmenten of samenvattingen van eerdere voorstellen toe die aansluiten bij de aanbesteding.
Handmatige context: Vul aanvullende informatie in die specifiek relevant is voor je voorstel.
Bestanden: Voeg documenten toe vanuit de gekoppelde aanbesteding, zodat de Proposal Writer toegang heeft tot contextuele gegevens.

Bij grotere documenten kan het verwerken iets langer duren. Wacht tot het laden is voltooid voor het beste resultaat.

Sectie genereren

De Proposal Writer kan je helpen bij het creëren van een eerste opzet die is afgestemd op de criteria van de aanbesteding. Dit geeft je een aantal bulletpoints met zaken die relevant zijn om te noemen. Deze kun je vervolgens zelf aanvullen met jullie eigen ideeën over hoe jullie de sectie willen aanpakken.

1. Klik op Maak de structuur voor je voorstel in het document

2. Voer specifieke criteria of instructies in voor de sectie die je wilt creëren. Deze kunnen bijvoorbeeld afkomstig zijn uit aanbestedingsdocumenten.

💡 Tip: Wees specifiek voor het beste resultaat. Probeer alleen criteria die met elkaar te maken hebben in één keer te gebruiken en vermijd een lange lijst met uiteenlopende criteria.

3. De Proposal Writer genereert een sectie die bestaat uit een titel, beschrijving, belangrijke aandachtspunten en suggesties die zijn afgestemd op de doelstellingen van de aanbesteding. Het resultaat is een goed gestructureerd voorstel dat, zodra uitgeschreven, zou voldoen aan de vereisten. Je kunt het resultaat:

Accepteren, waarna het blijft staan in het document.
Afwijzen, waarbij de tekst weer weggehaald wordt.

4. Je kunt deze tekst vervolgens aanpassen om ervoor te zorgen dat deze volledig voldoet aan de vereisten zoals jullie die interpreteren.

Inzichten genereren

Met de functie 'Inzichten genereren' kun je aanvullende informatie verkrijgen op basis van eerdere voorstellen.

1. Selecteer de tekst waarvoor je inzichten wilt genereren. Je kunt bijvoorbeeld een of meerdere van de aandachtspunten nemen die bij 'Sectie genereren' zijn gegenereerd om te zien wat er in eerdere voorstellen over dit punt is benoemd.

2. Klik op Inzichten genereren.

3. De Proposal Writer analyseert eerdere voorstellen en geeft je een aantal eerdere voorstellen die relevant kunnen zijn voor het stuk tekst wat je geselecteerd hebt. Deze voorstellen zullen rechts in het scherm verschijnen.

4. Integreer relevante voorstellen en de details hiervan in je voorstel door ze aan te vinken en dan op Inzichten genereren te klikken.

5. De inzichten zullen nu uit het voorstel gehaald worden. Deze inzichten worden vervolgens in de tekst van het document geplaatst, waarna je de inzichten kan accepteren of afwijzen. Gebruik deze inzichten als basis om je tekst te schrijven of uit te breiden. Integreer relevante voorbeelden en details in je voorstel.

Tekst (her)schrijven met ‘Rewrite’

De Rewrite-functie biedt uitgebreide mogelijkheden om je teksten te optimaliseren, uit te breiden of aan te passen. Met de gebruiksvriendelijke interface kun je eenvoudig de gewenste aanpassingen doorvoeren.

Hoe werkt het?

Selecteer een stuk tekst in je document dat je wilt aanpassen.
Klik op Herschrijven en kies een van de beschikbare opties:
- Spelling en grammatica verbeteren: Corrigeer automatisch fouten en maak je tekst duidelijker.
- Samenvatten: Verkort een langer stuk tekst tot een bondige samenvatting.
- Custom prompt: Voeg een eigen instructie toe, zoals “Schrijf deze tekst in een meer overtuigende toon”. Dit kan direct door te typen in het tekstvak wat verschijnt, en dan op Enter te drukken.
- De proposal writer zal vervolgens een stukje tekst maken wat je kunt accepteren, daarmee blijft het in het document staan, afwijzen, daarmee wordt de gegenereerde tekst weggehaald, of regenereren, waarmee je het prompt kunt aanpassen en het opnieuw kunt proberen.

Praktische toepassingen van Rewrite

Aandachtspunten omzetten naar lopende tekst: Selecteer een lijst met aandachtspunten of een opzet en gebruik Rewrite om een vloeiende, coherente alinea te genereren.
Overgangen verbeteren: Voeg verbindende zinnen toe om secties of alinea's vloeiender in elkaar over te laten lopen.
Herhaling verminderen: Herschrijf tekst om overbodige herhaling te elimineren en de inhoud beknopter te maken.

Met de Rewrite-functionaliteit kun je gemakkelijk een professionele en samenhangende tekst creëren, perfect afgestemd op de specifieke eisen van je voorstel.

Tips en Best Practices

Duidelijke instructies: Geef specifieke en heldere instructies aan de Proposal Writer om betere resultaten te krijgen, hiermee minimaliseer je de hoeveelheid interpretatie die de Proposal Writer voor je moet doen. Als je heel veel verschillende vragen tegelijk stelt of als je een vage instructie geeft, kan de kwaliteit van de gegenereerde tekst lager liggen.
- Voorbeeld: In plaats van "Stel een plan op", specificeer "Stel een plan op waarin je uitlegt hoe ons team voldoet aan het criterium 'duurzaamheid', met een focus op aanpak en meetbare resultaten".
Beperk teksthoeveelheid: Minimaliseer de hoeveelheid tekst die je in één keer aan de AI aanbiedt voor betere nauwkeurigheid.
Experimenteren met prompts: Probeer verschillende formuleringen om te zien wat het beste werkt, als je niet meteen het gewenste resultaat krijgt.
Bedrijfspecifieke details: Voeg details toe die specifiek zijn voor jouw bedrijf of het project voor relevantere output, dit kan je in het contextpaneel doen, of je kunt dit in de prompt zelf schrijven, zoals het voorbeeld hieronder.
- Voorbeeld: In plaats van "Beschrijf onze dienstverlening", geef aan "Beschrijf de dienstverlening van ons bedrijf op het gebied van IT-beveiliging en hoe wij 24/7 support bieden aan onze klanten."